신청할 때 내는 서류 — 보안각서와 개인정보동의서는 무엇인가

공고를 열어 보면 제출서류가 대여섯 개씩 붙어 있습니다. 그중에는 이름만 봐서는 뭘 쓰는 종이인지 알기 어려운 것도 있습니다. 무엇을 왜 내는지, 실제로 어떤 서류가 자주 요구되는지 정리했습니다.

실제로 뭘 요구하나

위원나라에 올라온 공고 중 제출서류가 적힌 1,174건을 세어 봤습니다. 아래는 그 서류가 제출서류 항목에 등장하는 공고의 비율입니다.

신청서와 개인정보 동의서는 거의 모든 공고가 요구합니다. 나머지는 자격을 무엇으로 증명하느냐에 따라 갈립니다.

하나씩 보면

신청서. 공고에 붙은 서식을 그대로 쓰시는 편이 안전합니다. 서식이 다르면 다시 요청하는 기관이 있습니다. 이름·연락처·소속·전문분야를 적는 한 장짜리가 보통입니다. 여기서 자주 빠뜨리는 게 휴대전화 번호입니다. 기관이 선정 결과를 전화로 알리는 곳이 많아서 안 적으면 연락이 안 갑니다.

개인정보 수집·이용 동의서. 이름·생년월일·연락처·경력을 기관이 보관하고 쓰는 데 동의하는 종이입니다. 개인정보보호법이 요구하는 절차라 안 내면 접수 자체가 안 됩니다. 예비명부에 올려 두고 나중에 부르는 기관은 보관 기간을 길게 적어 두니 한 번 읽어 보시는 게 좋습니다.

재직증명서와 경력증명서. 자격요건의 「몇 년 이상 근무」를 증명하는 서류입니다. 재직증명서는 지금 다니는 곳, 경력증명서는 지나온 곳입니다. 발급에 며칠 걸리는 기관이 있으니 미리 받아 두시면 좋습니다. 공고가 올라와 마감되기까지가 중앙값 8일밖에 안 됩니다.

자격증 사본. 기술사·건축사·변리사·기사 같은 것입니다. 원본 대조가 필요한 곳도 있습니다.

학위증명서. 박사나 석사 학위로 지원하실 때 냅니다. 졸업증명서로 갈음하는 곳도 있습니다.

공문. 개인이 아니라 기관이나 단체 소속으로 추천받아 지원할 때 씁니다. 소속기관장 명의로 나갑니다. 개인 자격으로 지원하시면 필요 없습니다. 비율이 9.2%로 낮은 이유입니다.

보안각서는 무엇인가

절반 넘는 공고가 요구하는데 이름만 봐서는 감이 안 옵니다.

평가위원이 되면 남의 제안서를 통째로 봅니다. 업체가 몇 달을 들여 만든 사업계획, 투입 인력, 단가, 기술 방식이 다 들어 있습니다. 그게 밖으로 새면 업체가 입는 손해가 큽니다.

보안각서는 그 내용을 누설하지 않겠다는 약속입니다. 서식은 기관마다 다르지만 요지는 하나입니다. 평가 과정에서 알게 된 것을 밖으로 내지 않는다.

조달청 지침의 평가위원 유의사항에도 같은 줄이 있습니다. 평가가 끝난 뒤 본인의 평가 내용을 밝히지 말 것. 평가가 끝난 뒤 업체 쪽에서 점수를 물어 오는 일이 가끔 있는데, 이 조항 때문에 답하기 어려운 자리입니다.

조달청 풀에 등록할 때는 더 냅니다

기관 공고가 아니라 조달청 평가위원 명부에 올리는 경우입니다. 「조달청 평가위원 통합관리 규정」 제6조 제3항이 이렇게 정합니다.

• 재직증명서, 경력증명서
• 학사 학위증명서. 필요하면 석·박사 학위증명서
• 징계사실 조회 동의서
• 기술사·건축사·변리사·기사 등 자격증 사본(필요시)
• 관련분야 저서와 연구논문 표지 사본(필요시)
• 윤리행동강령 준수 서약서

기관 공고에는 잘 없는 두 가지가 있습니다. 징계사실 조회 동의서는 기관이 내 징계 이력을 직접 조회하는 데 동의하는 종이고, 윤리행동강령 준수 서약서는 평가위원으로서 지킬 행동 기준에 서명하는 종이입니다.

평가 당일에도 서류가 또 있습니다(세부기준 제5조 제1항). 자격 자기확인 및 평가지침 준수 각서, 사전접촉 여부 확인서, 개인정보 동의서, 그리고 실명과 계좌번호 인증입니다.

사전접촉 여부 확인서는 평가 전에 입찰 업체 쪽에서 연락이 왔는지 신고하는 종이입니다. 연락이 왔다고 적어도 평가에서 빠지지는 않습니다. 규정이 신고한 위원도 그대로 평가에 참여시키도록 정해 두었습니다.

챙겨 두면 편한 것

한 번 준비해 두면 다음 공고에 그대로 쓸 수 있는 것들입니다.

• 경력증명서와 재직증명서를 PDF로 받아 두기. 발급일이 오래되면 다시 받아야 하는 곳도 있으니 날짜를 확인하세요
• 자격증과 학위증명서 스캔본
• 이력 요약 한 장. 신청서 서식이 기관마다 달라도 옮겨 적기만 하면 됩니다

위원나라에 이력서를 한 번 등록해 두시면 신청서 자동작성에 그대로 쓰입니다. 매번 같은 내용을 다시 적지 않으셔도 됩니다.

마지막으로

서류 목록은 공고마다 다릅니다. 위 비율은 「이런 서류가 자주 요구된다」는 참고일 뿐이고 실제로 낼 것은 그 공고의 원문과 첨부 공고문에서 확인하셔야 합니다. 서식이 붙어 있으면 반드시 그 서식을 쓰세요.